Мобільний зв'язок на підприємстві: подружці не подзвониш. Як оформляється і що загрожує порушникам?

У сучасному світі мобільний зв'язок міцно зайняв свою нішу у повсякденному житті як людей, так і підприємств. Вона є зручним засобом спілкування, а й призводить до додаткових витрат. Витрати на неї можна включати до статей витрат підприємства, які відображаються у фінансовій звітності. Для цього при використанні мобільного зв'язку на підприємстві необхідно дотримуватись ряду простих правил.

Відповідно до ПКУ витрати на послуги зв'язку підприємство має право списувати у їх фактичному розмірі у тому періоді, коли їх було здійснено. Як правило, витрати на мобільний зв'язок включаються до статей адміністративних витрат, оскільки відношення до основної діяльності вони не мають і прямо участі в процесі виробництва не беруть. Але якщо, наприклад, фірма займається наданням інформаційних послуг, тут саме, мобільний зв'язок одна із складових їх собівартості.

Документальне оформлення використання мобільного зв'язку
Незважаючи на цільове призначення використання мобільного зв'язку на підприємстві, є правила, без яких списання витрат на зв'язок не буде правомірним. Це стосується документального підтвердження цих витрат. Такими документами виступають договір про надання послуг мобільного зв'язку оператора, акт приймання-передачі, податкові накладні, роздрукування вихідних дзвінків від оператора з їхньою тарифікацією, чеки та рахунки-фактури.

Варто окремо звернути увагу до податкових накладних. Вони є підтвердженням для Юр. осіб, платників ПДВ; права на податковий кредит. Ці документи не мають жодного відношення до внутрішньої нормативної бази підприємства.

З метою контролю за використанням мобільного зв'язку на підприємстві керівництво розробляє та підписує відповідний наказ. У цьому наказі має бути чітко зазначена вся важлива інформація: модель телефону та номер, обсяг доступних хвилин або сума грошей, належна до використання на послуги мобільного зв'язку, перелік співробітників підприємства, які мають право здійснювати дзвінки та інші пункти відповідно до специфіки роботи підприємства .

Порушення та наслідки
Деякі підприємства ведуть журнал реєстрації вихідних дзвінків. Це необхідно, щоб уникнути неприємних ситуацій з перевищенням ліміту мобільного зв'язку. Підприємство має право списувати витрати лише на фактично використаний та оплачений у рамках договору з оператором мобільний зв'язок, наявність витрат понад ліміт призводить до збільшення збитків підприємства.

Якщо порушник наказу навіть намагатиметься відшкодувати підприємству заподіяні збитки, все одно певних проблем не уникнути. Вважатиметься, що підприємство отримує безповоротну фінансову допомогу, яка підлягає оподаткуванню при обчисленні податку на прибуток підприємства.

Якщо ж підприємство не вимагає від співробітника, який порушив наказ, відшкодування надлімітного обсягу мобільних послуг, то у цього співробітника виникає оподатковуваний дохід у натуральній (не грошовій) формі. У взаєминах фіз. особи та юр. особи, податковим агентом виступає юр. обличчя. Це означає, що саме підприємство має сплатити податок з доходів фіз. осіб, виходячи з різниці між фактичними витратами, що перевищили ліміт, та витратами згідно з лімітом на використання мобільного зв'язку. При цьому використовують ставку 15-17% та коефіцієнт. Коефіцієнт розраховується за формулою К = 100: (100 - ставка податку). У будь-якому разі ситуація неприємна як підприємству, так і співробітнику.

А якщо підприємству вистачає наданого обсягу послуг мобільного зв'язку, і ще залишається? Чи можна здійснювати дзвінки на неробочі номери? Якщо дійде справа до деталізації дзвінків або начальник просто дуже захоче знайти порушення, за яке вас можна було б покарати, сторонній дзвінок за рахунок підприємства може стати приводом. Такі дзвінки спричиняють неправомірне списання витрат на мобільний зв'язок та отримання доходу співробітником.

Тут ситуація ускладниться ще й штрафами, а сьогодні вони не малі. Можливі й варіанти включення зобов'язань щодо оплати послуг зв'язку контракт із співробітниками, але знову ж таки із зазначенням ліміту, інакше виникне оподатковуваний доход.

Відображення витрат на абонплату
При контрактній формі надання послуг мобільного зв'язку є важливі моменти. Зазвичай підприємство вносить авансовий платіж у розмірі абонентської плати, і тоді механізм списання витрат відрізняється від списання за фактом оплати. У бухгалтерському обліку авансовий платіж відображатиметься на момент його виникнення.

Якщо оператор зв'язку здійснює зняття абонплати щодня, а бухгалтеру, особливо коли обсяги роботи великі, клопітно щодня списувати витрати, то списання абонплати за місяць відбувається або на початку місяця або наприкінці. Головне, щоби вся сума потрапила в один звітний період. У податковому кодексі витрати відображаються на момент їх фактичної оплати.

Ось і все, що необхідно для списання витрат на мобільний зв'язок – правильно оформлені документи, дотримання лімітів розмов та коректне відображення у бухгалтерському та податковому обліку.