Відповідно до Постанови про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженої НБУ, підприємства зобов'язані вести розрахунки готівкою через касу підприємства.
Каса - це приміщення або місце, де проводяться готівкові платежі, а також відбувається отримання, видача та зберігання коштів, інших цінностей та касових документів.
Отже, відповідальність за безпеку всіх цінностей у касі несе касир. Касир - це фізична особа, яка є найманим співробітником підприємства і з якою укладено договір про повну матеріальну відповідальність. Касир сам несе відповідальність за прийняті ним цінності та не має права передавати свої права та зобов'язання стороннім особам, крім випадків, коли це узгоджено та завірено керівником підприємства.
Усі операції у касі мають бути оформлені відповідними документами. До первинних документів відносяться ПКО (прибутковий касовий ордер), РКО (видатковий касовий ордер), Касова книга.
ПКО оформляється при отриманні, внесенні готівки до каси підприємства. Ордер складається з двох частин – основної частини та відривної квитанції. Оформляє ПКО касир та реєструє його в Журналі реєстрації прибуткових ордерів. ПКО підписує касир, головний бухгалтер або інший співробітник, уповноважений керівником та особа, яка внесла готівку до каси. Квитанція, з усіма реквізитами та підписами, повертається тому, хто вніс готівку. На квитанції ставиться штамп «Оплачено» після отримання коштів.
При видачі коштів з каси оформлюють Видатковий касовий ордер (далі РКО) або видаткову відомість. РКО оформляється так само як і ПКО, засвідчується касиром, головним бухгалтером, керівником підприємства та особою, яка отримує готівку. У цьому касир зобов'язаний перевірити особу одержувача. Одержувач має пред'явити паспорт чи інший документ, що його замінює, а касир – записати дані паспорта до РКО. Одержувач зобов'язаний також зазначити суму отриманих грошей цифрами та прописом. РКО без підпису одержувача не є дійсним і не є документом, що підтверджує видачу грошей з каси. Після видачі грошей із каси, на РКО ставиться штамп. РКО реєструється в Журналі реєстрації видаткових ордерів після видачі готівки з каси. Прийом та видача готівки за ПКО та РКО можуть здійснюватися тільки в день їх складання.
Усі прибуткові та видаткові операції відображаються у Касовій книзі. На підприємстві ведеться одна касова книга. Її заводять на початку календарного року. Касова книга прошивається, всі сторінки нумеруються. Крім цього, кожна сторінка має бути засвідчена печаткою (для юр. осіб), підписом директора та головного бухгалтера. Усі записи в Касовій книзі відображаються у двох примірниках, під копіювальний папір. Другий екземпляр «Звіт касира» є відривним і наприкінці робочого дня, разом із РКО та ПКО передається бухгалтеру. Перший екземпляр залишається у Касовій книзі. Перший та другий екземпляри мають однакові номери.
Наприкінці робочого дня у касі залишається гранична сума коштів. Ця сума називається ліміт каси. Вона встановлюється для підприємства самостійно, з середніх розмірів приходу чи витрати коштів у будь-які три місяці. Для нових підприємств ліміт каси встановлюється, виходячи з очікуваних розмірів приходу-витрати грошей. Усі кошти понад ліміт повинні бути здані до банку шляхом внесення їх на рахунки підприємства, передачі інкасаторам або особам, у яких є право прийняття готівки підприємства та внесення їх на відповідний рахунок у банку. Наприклад, це можуть бути працівники пошти. Винятком є кошти, виділені на виплати зарплати чи пенсій, дивідендів. Вони можуть зберігатися для підприємства протягом трьох днів із моменту початку таких виплат.
Для контролю за безпекою та цільовим використанням коштів на підприємстві проводиться інвентаризація. Для цього керівник формує інвентаризаційну комісію та підписує відповідний наказ. Інвентаризація проводиться у строго визначені терміни, шляхом перерахунку та звіряння готівки у касі з даними облікових регістрів. Також перевіряються усі чекові книжки, цінні папери та інші документи. Наприкінці інвентаризації комісія складає Акт про результати інвентаризації наявних коштів у двох примірниках. Один передається бухгалтеру, другий залишається у матеріально-відповідальної особи.
У бухгалтерському обліку операції з приходу та витрачання коштів у касі відображаються на 30 рахунку «Каса». Цей рахунок є активним. За дебетом – надходження грошей до каси, за кредитом – їхня видача. Сальдо тільки плюсове або рівне нулю.
Типові проводки:
- Дт 30 Кт 31 – отримано гроші з банку.
- Дт 30 Кт 36 – покупець сплатив товар.
- Дп 30 Кт 50 – отримано кредит банку.
- Дт 30 Кт 46 – засновник вніс у касу гроші, відповідно до своєї частини у статутному фонді.
- Дт 66 Кт 30 – виплачено зарплату.
- Дп 31 Кт 30 – внесено готівку рахунок у банку.
- Дт 63 Кт 30 – оплачені послуги постачальників.
- Дт 37 Кт 30 – видано гроші під звіт.