Коли необхідна інформація стає шкідливою для логістики?

Одним з найважливіших обов'язків менеджера з логістики є збір інформації про експедиторів і перевізників, постачальників та дистриб'юторів з метою оцінити їх надійність та зробити висновки про доцільність роботи з ними. Менеджери також вимагають у експедиторів передбачувану вартість перевезення конкретного вантажу за певним маршрутом. У свою чергу, транспортні компанії надсилають до відділу логістики свої комерційні пропозиції.

У комерційній пропозиції інформація про компанію-еспедитора подається з метою підкреслити її переваги та переконати керівництво фірми-вантажоодержувача або відправника вантажу в тому, що потрібно скористатися послугами саме цього експедитора. Як правило, цю інформацію не можна назвати неправдивою, але вона зазвичай мало допомагає менеджеру з логістики дізнатися про реальні перспективи співпраці, які ризики можуть виникнути при перевезенні і які недоліки можуть бути в роботі цього перевізника.

Сайти транспортних компаній
Такі сайти створюються з метою залучення клієнтів, і вони зазвичай не дають уявлення про те, як працює компанія, яка атмосфера в ній панує, як у ній вирішують проблеми, що виникають під час доставки вантажів. Зазвичай тексти на сайті носять інформацію загального рекламного характеру, і пише їх найчастіше людина, яка не працює в цій компанії і знає про її діяльність тільки в загальних рисах. За своєю діяльністю менеджери з логістики повинні шукати нових перевізників та експедиторів, і змушені вивчати їхні сайти, але ця інформація їм мало допоможе у реалізації конкретних цілей підприємства.

Комерційна пропозиція
На запит менеджера, а ще частіше, просто дізнавшись, що компанія займається зовнішньоекономічною діяльністю, співробітники транспортних компаній надсилають до відділу логістики свої комерційні пропозиції.

Якщо менеджер з логістики не надсилав запиту із зазначенням конкретної та повної інформації, що стосується вантажу, передбачуваної дати його відвантаження, ваги, обсягу, кількості місць, адрес вантажовідправника та вантажоодержувача, такі пропозиції зазвичай не містять цін на перевезення. З них можна дізнатися тільки, перевезеннями яким видом транспорту займається компанія, в яких напрямках вона перевозить вантажі, тобто з яких країн і які країни. Вони є контакти компанії та менеджера, якого можна звернутися.

Через свою діяльність менеджери з логістики повинні розглядати ці пропозиції, вивчати їх та спілкуватися зі співробітниками, які їх надсилають. Однак це займає час, який може бути необхідним для вирішення більш термінових та важливих проблем. А ще гірше буває, коли менеджерам з логістики дзвонять із таких компаній із пропозицією своїх послуг і вони змушені спілкуватися з цих питань та вислуховувати спільні фрази. І це в той час, коли, можливо, машина стоїть на митниці і не може пройти митне очищення або ще якісь питання потребують термінового вирішення.

Розцінки на перевезення
Та інформація, яка надсилається по безпосередньому листу менеджера з логістики і є розрахунок цін на перевезення конкретного вантажу в певному напрямку, зазвичай буває точніше і корисніше.

Фахівець порівнює аналогічні пропозиції від кількох компаній і на їх підставі робить висновки про те, з ким із них вигідніше працювати. Тим не менш, навіть незважаючи на те, що загальна сума перевезення та її деталізація за декількома послугами вказується в контракті з перевізником, при транспортуванні вантажу можуть виникнути додаткові витрати, які одержувачу в кінцевому підсумку доведеться сплатити. Ризики, які виникають під час доставки вантажів, ніколи не можна виключити повністю, але те, як часто можуть виникнути проблеми, і як оперативно вони вирішуються, залежить від рівня компанії-перевізника, від порядку в ній та від системи роботи. Тому таке порівняння цін не завжди буває адекватним, і крім цього фактора потрібно використовувати й інші, враховуючи надійність експедитора, його репутацію та досвід роботи.

Якій інформації можна довіряти
Роблячи висновки про доцільність співпраці з тією чи іншою компанією-експедитором, менеджери з логістики намагаються спиратися на власний досвід. Працюючи якийсь час із компанією, вони вже знають, що він на неї чекатиме, які проблеми можуть виникнути при перевезеннях, і як вони вирішуватимуться шляхом переговорів з відомим фахівцем цього експедитора. Таким чином, якщо контакти та взаємодія вже налагоджені, менеджерам простіше домовитися та дійти компромісу.

Працюючи неодноразово з експедитором, фахівці з логістики можуть знати на практиці, що сума, заявлена у реченні, відповідає рахунку-фактурі, який буде виставлений у підсумку. Крім того, перевізник уже знає у деталях всі особливості перевезень даних вантажів, наприклад, іноді водія просять перевірити кількість місць, занурених у машину, чи наявність повного пакету документів для митного оформлення.

Розглядаючи нову компанію для співпраці, менеджер з логістики також може почитати відгуки про неї в Інтернеті. Компанії-шахраї, ті, які не платять за рахунками або ті, які мають якісь проблеми в колективі, не зможуть уникнути появи негативних відгуків про них. Водночас цьому джерелу інформації не можна повністю довіряти. У наш час вже стає стандартною практика, коли позитивні відгуки пишуться на замовлення, а негативні можуть залишити конкуренти з метою дискредитувати свого суперника.

Інформації багато не буває. Зазвичай діяльність менеджера з логістики спрямована на те, щоб дізнатися якомога більше потрібної інформації, яка якнайточніше і правдиво характеризує майбутнє перевезення та її особливості. При цьому виняток становить лише інформація, яка не відповідає дійсності, ні про що не говорить і відволікає менеджера від важливішої роботи.