Орендуємо офіс у фізособи: правові процедури, бухгалтерський та податковий облік

Офіс, особливо невеликий, нерідко доводиться орендувати у фіз.  особи, тобто просто у людини, яка є власником приміщення.  Однак це зовсім не означає, що таку угоду можна скріпити одним рукостисканням і не підписувати жодних документів.  Обов'язково слід укласти договір, а потім правильно відобразити всі витрати, пов'язані з орендою, у бухгалтерському та податковому обліку.
Порядок та правила оренди нерухомості регулюються Цивільним та Господарським Кодексами.  Щоб усе було правильно, між орендодавцем та орендарем укладається договір оренди.  Далі складається акт прийому-передачі об'єкта оренди, у разі – офісного приміщення.  Це необхідно для того, щоб у майбутньому не виникало претензій у сторін.  У разі виникнення претензій ці два документи відіграють вирішальну роль у суді.
Договір оренди
У договорі зазначено хто та в кого орендує офіс, на який термін, яка ціна оренди, яка встановлена форма та періодичність оплати.  Зазначаються також такі моменти: чи оплачує юр.  особа комунальні послуги, порядок відшкодування збитків та наявність меблів чи інших речей у приміщенні, їх стан.
Договір підписується у двох примірниках.  Обов'язково потрібно правильно вказати всі дані орендодавця.  З боку орендаря, крім обов'язкових реквізитів, важлива наявність мокрого друку та підпису того, хто укладає угоду від імені юр.  особи.  Як правило, із боку юр.  особи договір підписує директор.  Якщо це інша уповноважена особа, то має бути довіреність.
Щодо термінів оренди та реєстрації договору ситуація така.  У статті 793 Цивільного Кодексу сказано, що договір, укладений терміном понад 1 рік підлягає реєстрації в нотаріуса.  Якщо договір не зареєструвати, то він буде недійсним.  Договір, укладений терміном менше року можна реєструвати, але з'являються певні ризики обох сторін.  Обов'язковий Акт прийому-передачі, оскільки він підтверджує фактичну передачу об'єкта аренды.  На підтвердження оплати можуть виступати Акти Виконаних робіт за готівкового розрахунку, за безготівкового – платіжні доручення.
Бухгалтерський облік
Визначення, порядок та процедура оренди між орендодавцем та орендарем регулюється Податковим Кодексом України, п. 170.1.2.  У разі, коли орендодавцем виступає фізична особа, а орендарем – юридична, важливо дотримуватися правил укладання та відображення оренди у податковому та бухгалтерському обліку.
Згідно з П(С)БО 14 орендні операції у бухгалтерському обліку бувають двох видів – фінансова та операційна оренда.  Якщо коротко, то фінансовою вважається оренда, при якій орендар підтримує об'єкт оренди в робочому стані, несе всі ризики, але й отримує всі винагороди, пов'язані з правом власності на актив, що орендується.  Крім того, є кілька ознак, якими можна визначити, що оренда є саме фінансовою.  В інших випадках йдеться про операційну оренду, вона зустрічається частіше.
У орендаря орендовані ОС відображаються на позабалансовому рахунку 01 «Орендовані необоротні активи».  Орендар має право включати витрати на оренду та покращення об'єкта оренди до статей витрат підприємства.  Залежно від цього, потім витрачаються кошти і який економічний результат приносять, вони списуються різні рахунки.  Якщо в результаті витрат у майбутньому збільшиться порівняно з поточним економічний результат від використання об'єкта оренди, то такі витрати включаються до статті «Капітальних інвестицій» та відображаються за дебетом 15 рахунки.  Якщо ж ні, то витрати включаються до поточних статей витрат і списуються в залежності від їх цільового призначення на рахунки 9 класу або прямо на 23 рахунок.
Орендна плата вважається заборгованістю підприємства, тобто орендодавець є кредитором.  Вона відобразиться на 685 субрахунку «Розрахунки з іншими кредиторами», за кредитом – неоплачена оренда, за дебетом відповідно – оплата оренди ОС.
Якщо підприємство оплачує оренду наперед, то витрати будуть показані на 39 рахунку «Витрати майбутніх періодів».  За кредитом відбувається списання рахунок наданої оренди ОС.  Також орендар має право включати витрати під час укладання договору до статей «Інших витрат» та включати до статей витрат оплату комунальних послуг.
Податковий облік
У податковому обліку є деякі відмінності від бухгалтерського.  У звітності відображаються доходи та витрати від оренди ОЗ, але не відображається збільшення його вартості, оскільки ОС не є власністю підприємства.
Якщо підприємство є платником ПДВ, воно також має право на податковий кредит, що виникає при списанні коштів з рахунку.  Усі витрати та доходи відбиваються у тому періоді, коли були фактично скоєні.  Дуже важливим моментом є оплата ПДФО.  Під час укладання договору між юр.  та фіз.  особою платником виступає юр.  обличчя.  Оскільки орендна плата є доходом для фіз.  особи, то виникають податкові зобов'язання.  Але платником виступає юр.  обличчя.  І юр.  особа зобов'язана подавати звіт з ПДФО.
Розмір податку залежить від цього, яка вартість оренди.  Якщо оренда ОЗ не перевищує 10 мінімальних зарплат на 1 січня поточного року, то ставка податку дорівнює 15%.  Якщо перевищує, то 15% ставка застосовується до суми мін.  зарплати помноженої на 10, а різниця оподатковується зі ставкою 17%.  Термін сплати податкових зобов'язань – 20 календарних днів після останнього дня періоду подання звіту.  Звіт подається протягом 30 днів після звітного періоду.  Звітний період – квартал, півріччя, 9 місяців, рік.