Образец сертификатаОбразец сертификата
Online оплата

В командировку на личном автомобиле: взгляд сотрудника и бухгалтера

11 июня 2014, 5165
Категория: бухгалтерский учет
В командировку на личном автомобиле: взгляд сотрудника и бухгалтера

Отправляясь в командировку на личном автомобиле, каждый сотрудник хочет как можно больше затрат компенсировать за счет предприятия. Это понятно, ведь в командировку он едет не в личных целях, а по работе, значит и все расходы должны быть возмещены компанией. Но на деле не все так просто. Существует ряд нормативных документов, регулирующих оформление командировок и разрешающих включать или не включать затраты в статьи расходов предприятия.

Все командировки регулируются Приказом ГНАУ «Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу» от 13.03.1998 №59. Изначально для правильного оформления командировки должен быть подписан соответствующий приказ руководителя предприятия, в котором четко указано кто, куда, на сколько и на чем будет ехать. Для командировки на авто также указывается информация о транспортном средстве. Сотруднику выдается командировочное удостоверение, а данные о командировке вносятся в Журнал Регистрации Командировок.

Датой начала командировки считается дата выезда, а датой приезда соответственно дата возвращения на предприятие. По прибытии сотрудник обязан предоставить все расчетные чеки и квитанции, а также путевой лист. Без предоставления этих документов затраты не смогут быть включены в статьи расходов предприятия и компенсированы сотруднику. Этого достаточно для сотрудника, чтобы иметь право на компенсацию или подтверждение потраченных авансовых средств, но этого мало для предприятия.

Компенсация расходов на командировку

Расходы предприятия на командировки регулируются Налоговым Кодексом Украины (НКУ). Прежде, чем отправить сотрудника в командировку на личном авто, необходимо рассчитать сумму затрат на проезд, проживание и суточные, исходя из  норм командировочных расходов и заключить договор аренды автомобиля, заверенный нотариусом. В этом случае, предприятие имеет право на списание затрат в полном размере, подтвержденных документально. Не включаются в состав валовых расходов расходы на стоянку и парковку.

Следующим вариантом подтверждения и списания затрат, понесенных сотрудником в командировке, есть подписание Договора Компенсации. Основанием для подтверждения таких расходов служат расчетные чеки и квитанции, путевой лист, приказ руководителя о возмещении расходов этому сотруднику. Сумма компенсации определяется нормой амортотчислений на автомобиль. Для этого нужно документальное подтверждение стоимости автомобиля, то есть экспертная оценка. Таким образом от выбранного варианта документального оформления командировки будет зависеть процедура оформления и подтверждения затрат и компенсационных выплат.

Без использования одного из вышеуказанных вариантов возместить расходы на ГСМ невозможно.

Однако можно считать суточные командировочные по максимальному тарифу. В его пределах сумма командировочных не облагается НДФЛ, как и компенсационные выплаты. Если же реальные затраты в отчете будут выше, чем предусмотрено максимальным тарифом, разница подлежит налогообложению.

В любом случае важны первичные документы, приказы, договора, в которых указывается вся информация, необходимая для подтверждения правомерности совершенной командировки. В зависимости от назначения командировки эти расходы включаются в разные статьи затрат, от производственных до административных или затрат на сбыт.

Внимания заслуживает также наличие у водителя полиса страхования гражданской ответственности. Затраты на его оплату, как правило, не включаются в статьи расходов предприятия.

Также не стоит забывать, что при заключении договора аренды автомобиля арендная плата за его использование является доходом сотрудника. Алательщиком налога выступает юр. лицо, то есть предприятие, которое заключило договор аренды. Возникает налоговое обязательство – НДФЛ, отображается оно в налоговом регистре форма 1ДФ со значением дохода. Оплачивается на следующий день после оплаты аренды.

Удачных всем командировок. 

comments powered by Disqus

Читайте также

Наши курсы

Бухгалтер в комплексе с 1С:
2500грн
Главный бухгалтер
2500грн
Бухгалтер в комплексе с 1С: + главный бухгалтер
4000грн

Рубрики блога

Популярные

Теги