Вирушаючи у відрядження на власному автомобілі, кожен співробітник хоче якнайбільше витрат компенсувати за рахунок підприємства. Це зрозуміло, адже у відрядження він їде не в особистих цілях, а по роботі, отже, і всі витрати мають бути відшкодовані компанією. Але насправді не все так просто. Існує ряд нормативних документів, що регулюють оформлення відряджень та дозволяють включати або не включати витрати до статей витрат підприємства.
Усі відрядження регулюються Наказом ДПАУ «Про затвердження Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон» від 13.03.1998 №59. Спочатку для правильного оформлення відрядження має бути підписано відповідний наказ керівника підприємства, в якому чітко вказано хто, куди, на скільки і на чому їхатиме. Для відрядження на авто також вказується інформація про транспортний засіб. Співробітнику видається посвідчення про відрядження, а дані про відрядження вносяться в Журнал Реєстрації Відряджень.
Датою початку відрядження вважається дата виїзду, а датою приїзду відповідно дата повернення на підприємство. Після прибуття співробітник зобов'язаний надати всі розрахункові чеки та квитанції, а також дорожній лист. Без надання цих документів витрати не зможуть бути включені до статей витрат підприємства та компенсовані співробітнику. Цього достатньо для співробітника, щоб мати право на компенсацію чи підтвердження витрачених авансових коштів, але цього мало для підприємства.
Компенсація витрат на відрядження
Витрати підприємства на відрядження регулюються Податковим Кодексом України (ПКУ). Перш ніж відправити співробітника у відрядження на особистому авто, необхідно розрахувати суму витрат на проїзд, проживання та добові, виходячи з норм витрат на відрядження та укласти договір оренди автомобіля, завірений нотаріусом. У цьому випадку підприємство має право на списання витрат у повному розмірі, підтверджених документально. Не включаються до складу валових витрат витрати на стоянку та паркування.
Наступним варіантом підтвердження та списання витрат, понесених співробітником у відрядженні є підписання Договору Компенсації. Підставою для підтвердження таких витрат є розрахункові чеки та квитанції, дорожній лист, наказ керівника про відшкодування витрат цьому співробітнику. Сума компенсації визначається нормою амортвідрахувань на автомобіль. Для цього потрібне документальне підтвердження вартості автомобіля, тобто експертна оцінка. Таким чином, від обраного варіанту документального оформлення відрядження залежатиме процедура оформлення та підтвердження витрат та компенсаційних виплат.
Без використання одного з вищезгаданих варіантів відшкодувати витрати на ПММ неможливо.
Однак можна вважати добові відрядження за максимальним тарифом. У межах сума відряджувальних не оподатковується ПДФО, а також компенсаційні виплати. Якщо ж реальні витрати у звіті будуть вищими, ніж передбачено максимальним тарифом, різниця підлягає оподаткуванню.
У кожному разі важливі первинні документи, накази, договору, у яких зазначається вся інформація, необхідна підтвердження правомірності досконалого відрядження. Залежно від призначення відрядження ці витрати включаються до різних статей витрат, від виробничих до адміністративних або витрат на збут.
На увагу заслуговує також наявність у водія поліса страхування цивільної відповідальності. Витрати на його оплату, як правило, не включаються до статей витрат підприємства.
Також не варто забувати, що під час укладання договору оренди автомобіля орендна плата за його використання є доходом співробітника. Аловальником податку виступає юр. особа, тобто підприємство, яке уклало договір оренди. Виникає податкове зобов'язання – ПДФО, відображається воно у податковому регістрі форма 1ДФ зі значенням доходу. Оплачується наступного дня після оплати оренди.
Вдалих всім відряджень.